教你發(fā)電子郵件的正確方式

吉號(hào)吧丨發(fā)表時(shí)間：2015-11-09丨訪問(wèn)量：862

[摘要]當(dāng)今社會(huì)，可以說(shuō)只要你上網(wǎng)，那么你就肯定會(huì)有一個(gè)屬于自己的電子郵箱，電子郵箱方便了我們的日常生活和工作，但給我們帶來(lái)方便的同時(shí)，也給我們帶來(lái)很多問(wèn)題。

當(dāng)今社會(huì)，可以說(shuō)只要你上網(wǎng)，那么你就肯定會(huì)有一個(gè)屬于自己的電子郵箱，電子郵箱方便了我們的日常生活和工作，但給我們帶來(lái)方便的同時(shí)，也給我們帶來(lái)很多問(wèn)題。我們的郵箱里每天被各種各樣的郵件充斥著，還有很多是沒(méi)標(biāo)題和沒(méi)正文的郵件，這使我們無(wú)法快速的分辨出哪些是重要的郵件。

吉號(hào)吧在這里就來(lái)說(shuō)一下如何有效率有質(zhì)量的發(fā)送電子郵件：

1、標(biāo)題除了不宜空白外，還要注意不要冗長(zhǎng)，盡可能的讓別人能夠一眼看完整個(gè)標(biāo)題

2、一封郵件盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理。

3、可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符(如“!”等)來(lái)突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

4、郵件的開頭要稱呼收件人，除了顯得禮貌，還會(huì)起到提醒收件人“此郵件是面向TA的，要求其給出必要的回應(yīng)”的作用，另外開頭和結(jié)尾好要有問(wèn)候語(yǔ)。

5、好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說(shuō)清楚、說(shuō)準(zhǔn)確，在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，不要過(guò)兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會(huì)讓人很反感。如果認(rèn)真檢查過(guò)仍有遺漏就需要使用有撤回功能的郵箱會(huì)好一些了，像189郵箱就有這項(xiàng)功能，189郵箱撤回速度非常之快，可重新編輯郵件內(nèi)容。

6、合理提示重要信息。不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過(guò)多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱讀。

7、不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用“：)”之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻，只能在某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場(chǎng)合。

8、如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件，并對(duì)附件內(nèi)容作簡(jiǎn)要說(shuō)明，如果附件是特殊格式文件，還要說(shuō)明打開方式，附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，且數(shù)目不宜超過(guò)4個(gè)。如果附件太大，也可以使用189郵箱，189郵箱支持超大附件上傳，盡量避免分開上傳附件給對(duì)方。

9、不要用稀奇古怪的字體或斜體，好不用背景信紙，特別是對(duì)公務(wù)郵件。

10、不要向上司頻繁發(fā)送沒(méi)有確定結(jié)果的郵件，或者當(dāng)著所有人的面不停地RE來(lái)RE去，即在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息；為避免無(wú)謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語(yǔ)句：“全部辦妥”、“無(wú)需行動(dòng)”、“僅供參考，無(wú)需回復(fù)”。